Archivado de correo frente a backup, con el RGPD delante

El backup contesta a “se cayó el sistema”. El archivado contesta a “qué se dijo, cuándo y entre quiénes”. Usar uno para el trabajo del otro deja un agujero que se descubre el día que alguien pide un correo de hace dos años.

Qué no puede hacer el backup

Un volcado nocturno no está pensado para buscar. Restaurar un buzón entero para encontrar un hilo es lento, incompleto si el usuario ya había borrado el mensaje, y excesivo si el backup cae en manos de más gente de la necesaria. Además, los plazos de retención de un backup de sistemas suelen ser días o semanas, no los años que a veces exige la actividad.

Qué debe poder hacer el archivo

Capturar entrada y salida con independencia de que el usuario borre. Buscar con criterio. Exportar un conjunto. Borrar cuando vence el plazo. Registrar quién consulta. Nada de eso es un disco en un cajón.

RGPD en una frase operativa

El correo identifica a personas. Conservarlo es un tratamiento: hace falta base jurídica, información al interesado cuando corresponda, un plazo y seguridad de acceso. “Por si acaso” no es una base. Un plazo distinto por tipo de buzón —dirección general, buzón de clínicas, buzón genérico de soporte— suele ser más defendible que un único número para toda la empresa.

SPAMTER separa esta capa del filtro. La página de archivado explica el servicio; esta pieza explica por qué no debes pedirle al backup que la sustituya.