Copia en el tránsito
El mensaje se archiva en el gateway, de entrada y de salida, no cuando alguien se acuerda de exportar un PST.
Retención
Archivado de correo con criterio de cumplimiento
Guardar el buzón en un backup no demuestra qué se envió ni permite buscar un hilo dentro de tres años sin restaurar un servidor entero. El archivo existe para eso.
Retención por política
Plazos distintos por dominio o por tipo de buzón. Conservar no es acumular para siempre: el RGPD también exige no guardar de más.
Búsqueda operativa
El administrador localiza un hilo por remitente, dominio o intervalo sin pedir al usuario que no borre nada.
Separado del backup
El backup restaura el servicio. El archivo responde a una pregunta legal u operativa. Mezclarlos es el error más caro de esta capa.
Paso 1
Definir plazos
Qué se conserva, cuánto y con qué base. Sin esa respuesta el archivo es solo un disco lleno.
Paso 2
Journal en el gateway
Entrante y saliente quedan registrados al pasar por la pasarela, con independencia del cliente de correo.
Paso 3
Consulta controlada
Acceso de administrador, registro de quién busca qué y exportación cuando hace falta entregar un conjunto.
Archivado no es backup
Un backup de ayer no sirve para demostrar el contenido de un mensaje borrado hace catorce meses, ni para buscar en todos los buzones de un dominio sin restaurar máquina por máquina. El archivo está indexado para consulta. El backup está empaquetado para recuperación ante desastre.
RGPD, sin teatro
Conservar correo personal es un tratamiento. Hace falta una base, un plazo y una forma de suprimir cuando el plazo vence. Una política de “lo guardamos todo por si acaso” no es cumplimiento: es riesgo. Por eso la retención se configura y se documenta, no se deja en el valor por defecto del fabricante.
Cuándo tiene sentido
Empresas con obligación de conservar correspondencia, despachos, clínicas, asesorías y cualquier operador que revenda correo y quiera ofrecer archivo como servicio, con su marca.
Dónde seguir
La pieza del blog Archivado frente a backup RGPD desarrolla la distinción con ejemplos. Las políticas de retención, en la wiki técnica, bajan al detalle de plazos.