Políticas de retención del correo

Retener es decidir un plazo y cumplirlo, incluida la supresión. Un archivo sin plazo es un pasivo. Un backup de quince días no cubre una obligación de cinco años.

Preguntas antes del número

¿Qué correo es de la actividad y cuál es ruido personal, si la política de la empresa permite uso personal? ¿Hay un plazo sectorial —fiscal, sanitario, societario— que ya marque el mínimo? ¿Quién puede consultar y con qué motivo? Sin esas respuestas, “cinco años para todos” es una aproximación perezosa.

Cómo bajarlo a la herramienta

Plazos por dominio o por tipo de buzón, no un único interruptor. Los buzones genéricos de facturación no se tratan como el buzón de un becario. El registro de accesos forma parte de la política: si no puedes decir quién exportó un hilo, la retención está a medias.

Relación con el filtro

El archivo no debería depender de que el mensaje haya llegado a la bandeja. Si el gateway lo aceptó o lo entregó, la copia de archivo sigue su política aunque el usuario lo borre a los diez minutos. Y el spam rechazado de forma clara no tiene por qué archivarse: conservar basura también es un tratamiento.

La distinción de fondo está en Archivado frente a backup. El servicio, en la página de archivado.